Хэрэв та бизнес мэйлтэй болохоор шийдсэн бол дараах хэдэн зөвлөгөөг анхаараарай. Бизнес имэйл бол танай байгууллагын албан ёсны нэрийн хуудас бөгөөд аюулгүй, найдвартай байх ёстой. Сүүлийн үед бизнес имэйлтэй холбоотой асуудлууд нэлээд ирж байгаа учраас өмнөх нийтлэлээ сэргээж дахин хүргэж байна.

1. Домэйн нэрийн бүртгэл болон эзэмших эрх

Мэдээж, та мэйлтэй болохоос өмнө домэйн нэрээ авсан байх хэрэгтэй. Гэхдээ тэр домэйн нэрийн жинхэнэ эзэмшигч хэн болохыг анхаараарай. Монголд маш олон газрын домэйн нэр нь тухайн газрын IT хүний хувийн мэйл эсвэл вэб сайтыг нь хийж өгсөн компанийн хүн эсвэл хамаатных нь нэг IT мэддэг хүнд байдаг. Энэ нь танай бүх бизнесийн харилцаа танд бус танай домэйныг эзэмшиж байгаа хүнд нээлттэй байна гэсэн үг юм.

2. Бизнес мэйлийн төрөл болон платформ сонгох

Хост дагаж ирдэг үнэгүй и-мэйл: Монголд хамгийн түгээмэл байдаг мэйл бөгөөд ямар нэгэн газраас вэб хостын үйлчилгээ авах үед үнэгүй дагалддаг үйлчилгээ юм. Бидний өгөх зөвлөгөө бол яг одоо асуудал үүсээгүй дээр нь солих хэрэгтэй. Ийм төрлийн мэйлүүд эрт орой хэзээ нэгэн цагт асуудал тарих өндөр магадлалтай. Таны мэйлийн хэрэглээ өндөр, удаан хэрэглэх тусам асуудал нь танд хүндээр тусах болно.

Найдвартай аюулгүй ажиллагаа: Энэ төрлийн мэйл нь ихэнхдээ Shared host төрлийн сервер дээр байх бөгөөд таны томоотой байхаас үл хамаарч хөрш айлууд чинь эвгүй үйлдэл хийвэл таны мэйлүүд хар жагсаалтад орж, тодорхой хугацаанд блокдож, илгээсэн мэйл эзэндээ очихгүй байх гэх мэт эрсдэл гарна.

Хамгаалалт: Таны чухал мэйлүүд сервер дээр файл хэлбэртэй байх бөгөөд вэб сайтын хостын эрхийг эзэмшиж байгаа хүн бүх хандах, татаж авах боломжтой байна.

Вэб хостоос хамааралтай: Хэрэв та хостинг үзүүлдэг компанийн үйлчилгээг солих, вэб сайтаа дараагийн түвшинд гаргах гэх мэт үйлдэл хийхэд төвөгтэй нөхцөл байдал үүснэ. Мөн вэб сайтад доголдол үүсвэл таны мэйлд мөн адилхан асуудал үүснэ.

Тусдаа мэйлийн үйлчилгээ: Хост дагаж ирсэн биш тусдаа мэйлийн үйлчилгээ нь дээрхээс хамаагүй найдвартай боловч үйлчилгээ үзүүлж буй компаниасаа ихээхэн хамааралтай байдаг. Энэ төрлийн мэйлийн үйлчилгээ үзүүлдэг компаниудыг өөрсдийн дэд бүтэцтэй болон бүтэцгүй гэж хоёр хувааж болно. 

3. Гуравдагч талын дэлхийн том платформууд /Gmail, Zoho, Microsoft, Yandex/

Эдгээр үйлчилгээг олон сая компаниуд ашигладаг бөгөөд доголдол үүсэх бараг боломжгүй, найдвартай аюулгүй байдал дээд зэргийн байна. Гэхдээ төлбөр нь бусдаасаа өндөр байх магадлалтай. Эдгээр үйлчилгээ нь зөвхөн домэйн нэртэй холбоотой учир бусад бүх хүчин зүйлээс тусдаа найдвартай ажиллах боломжтой.

4. Удирдах эрх

Таны компанийн мэйлүүдийг удирдах эрх нь гар доор байх нь чухал. Шинэ ажилтан ирэхэд мэйл нээж өгөх, ажилтныг гарахад мэйлийг нь хаах гэх мэт ажлыг амархан хийх боломжтой байх ёстой. Зарим компанийн үйлчилгээний энэ эрх нь төвөгтэй байдаг бөгөөд заавал компанид нь хандаж хийдэг бол танд төдий чинээ төвөгтэй байна гэдгийг анхаараарай.